Berita Detail




BEKRAF lakukan kunjungan dan benchmarking kearsipan PT. Timah, TBK. Pangkalpinang

Bekraf, Pangkalpinang – Menindaklanjuti reformasi birokrasi di Bekraf terkait penataan arsip, Bekraf melalui Biro Umum dan Kepegawaian melakukan kunjungan ke PT. Timah untuk benchmarking kearsipan. Kunjungan ini dilaksanakan pada Selasa (16/7/2019) hingga Kamis (18/7/2019) di Gedung Pusat Arsip, PT. Timah, Pangkalpinang. PT. Timah sebelumnya meraih penghargaan Juara ke-3 ANRI Award Tahun 2017 yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Atas prestasi itu, Bekraf hendak belajar dari PT. Timah dalam hal penyelenggaraan kearsipan.


Dalam kunjungan ini, Bekraf diwakili oleh Kepala Biro Umum dan Kepegawaian (Anggara Hayun Anujuprana), beserta dengan jajarannya dan disambut oleh Kepala Bidang Rumah Tangga dan Kearsipan (Yahya Wahyu A) beserta jajaran dari PT. Timah. Dari hasil pemaparan PT. Timah, perwakilan Bekraf memperoleh banyak informasi dan pembelajaran, terutama terkait penyelenggaraan kearsipan secara elektronik. PT. Timah memiliki sistem persuratan dan kearsipan online yang bernama Timah Electronic Office (TEO). Selain dapat dioperasikan di desktop (komputer), TEO dapat diakses melalui smartphone. Aplikasi ini dapat diunduh di Play Store (bagi pengguna Android) dan App Store (bagi pengguna Iphone). TEO dapat memudahkan pimpinan ketika sedang dinas luar dengan memberikan disposisi secara real time. Hal ini akan memangkas waktu yang biasanya membutuhkan waktu lama dalam proses penciptaan surat dan disposisi. Di dalam TEO sudah tersemat template semua tata naskah dinas di lingkungan PT. Timah sehingga produk naskah dinas yang dihasikan tidak berbeda-beda. TEO juga memiliki fitur hitung mundur (countdown) arsip. Jika arsip sudah memasuki masa inaktif maka akan otomatis berpindah. TEO menggunakan QR Code sebagai pengganti tanda tangan basah (autentisitas surat).


TEO ini sangat berdampak pada efektifitas pembuatan surat dan disposisi. Namun untuk mengubah kebiasaan dari manual ke elektronik tidaklah mudah. Menurut penuturan Yahya Wahyu A, diperlukan proses sosialisasi pembiasaan dan uji coba dengan admin masing-masing unit kerja yang memakan waktu berbulan-bulan. Dari trial and error tersebut akhirnya tercipta TEO yang sesuai target. Selain itu terdapat HelpDesk sebagai wadah keluhan jika terjadi masalah.


Selain TEO, PT. Timah memiliki sistem aplikasi lain bernama Timah Application for Payment. Aplikasi ini berfokus untuk percepatan dalam proses alur keuangan. Melalui kunjungan kearsipan ini diharapkan dapat menjadi pembelajaran untuk Bekraf dalam penyelenggaraan kearsipan, terutama dalam penyelenggaraan kearsipan secara elektronik sehingga akan tercipta efektifitas dan efisiensi administrasi kantor sehari-hari.